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火鍋店門頭備案需準備的資料包括基礎證件、經營場所證明、門頭設計相關材料、特殊要求材料及其他文件，具體如下：

一、基礎證件材料

1. 營業執照副本復印件：證明經營主體合法存在，需提供原件備查。
2. 法人身份證明：用于確認申請主體的身份，通常為法人身份證復印件。
3. 申請書：需寫明門頭的具體內容（如文字、圖案）、設置地點、尺寸等相關情況。

二、經營場所證明

1. 場地使用證明：
   • 自有房產：提供房產產權證明。
   • 租賃場地：提交租賃協議和房東的房產證明，以證實有合法使用該場地進行門頭設置的權利。

三、門頭設計相關材料

1. 門頭設計效果圖：
   • 需清晰展示門頭的樣式、顏色、字體等細節。
   • 通常要求提供兩張效果圖：一張為白天的原始照片，另一張為帶有夜景、突出字的亮化效果的彩色效果圖（用A4紙彩色打印）。
2. 位置圖：標明門頭設置的具體位置。
3. 施工合同及制作說明：若門頭制作涉及施工，需提供施工合同及制作說明。

四、特殊要求材料

1. 品牌相關材料：
   • 若門頭文字含有品牌內容，需提供品牌授權書復印件和商標注冊資料。
2. 安全責任書：由牌匾標識設置單位出具的牌匾標識設置維護《安全責任書》，確保門頭設置的安全性。
3. 與周邊環境協調性的說明材料：部分地區可能要求提供，以避免對周邊居民、交通等造成不良影響。

五、其他材料

1. 代辦人身份證件及委托書：若委托他人代辦，需提供代辦人身份證件及法人授權書（加蓋單位公章或法人印章或手印）。
2. 業主委員會或物管公司同意證明：若招牌設置位置處于二樓及以上，須提供業主委員會或物管公司出具的加蓋鮮章的同意證明（效果圖也需加蓋鮮章）。